intégrer un nouveau collaborateur commercial

L’intégration d’un nouveau collaborateur

Comment réussir l’intégration d’un nouveau collaborateur ?

Beaucoup considèrent l’intégration du collaborateur comme la fin du processus de recrutement. C’est loin d’être le cas ! Compte tenu des efforts déployés pour recruter, il y a tout intérêt à ce que la personne embauchée s’intègre parfaitement.
Pour cela, il faudra l’aider, en lui permettant :
– de découvrir son nouvel environnement en totalité ;
– d’acquérir et déployer la totalité des compétences nécessaires à son poste.
Cela ne pourra se faire que dans la durée et sous forme d’un accompagnement structuré.

Quand une personne arrive un nouveau poste, elle se trouve confrontée à un nouvel environnement, de nouveaux objectifs, qu’elle essaiera de comprendre en fonction de ses expériences antérieures et de son profil. Pour l’aider à intégrer votre entreprise et sa nouvelle fonction, il faut :

1 – Évaluer le temps nécessaire pour réaliser son intégration
Il est important d’évaluer le temps qu’il faudra à votre collaborateur pour maîtriser tous les paramètres de son nouveau poste et assurer correctement les performances attendues.

2 – Mettre en place des mesures d’accompagnement
Le nouveau collaborateur ne doit pas être laissé seul, sans aide. Il doit être régulièrement rencontré par des personnes qui peuvent l’aider, telles qu’un tuteur. Il faut pour cela préparer la personne qui jouera ce rôle et la choisir avec recul.

3 – Utiliser un dispositif d’évaluation
Il s’agit de mesurer l’écart entre les compétences actuelles du collaborateur récemment arrivé et le niveau final souhaité au terme de son intégration. Cela permettra de faire des points avec votre collaborateur durant sa période d’essai, et de déterminer les éventuelles formations nécessaires, puis de les planifier correctement en fonction de l’évolution de l’intégration. 

Processus général d’intégration

Le processus d’intégration comporte trois étapes : 

1 – Étape de découverte, juste après l’embauche
2 – Étape d’acquisition des compétences 
3 – Étape de maîtrise
 
L’idéal est de reprendre ces étapes et leur détail, de façon la plus précise possible, dans un plan d’intégration qui sera remis au nouvel embauché dès son arrivée.

Les entretiens au cours de la période d’intégration

Des entretiens formalisés entre le manager et son nouveau collaborateur doivent avoir lieu au minimum à la fin de chaque étape de l’intégration.

On peut distinguer deux phases dans la réalisation de ces entretiens :

a) Préparation de l’entretien

Chacun de son côté, le manager et le collaborateur listent et préparent les points à aborder : activité du nouvel embauché pendant la période, retour sur des rendez-vous ou d’éventuelles formations, besoins d’explications ou d’outils, réussites et points forts, difficultés et axes d’amélioration, etc.

 b) Conduite de l’entretien

L’entretien se structure généralement de la façon suivante :
– Accueil du collaborateur : s’asseoir en situation « côte à côte » ou à 90° plutôt que « face à face », rappeler les objectifs de l’entretien, démarrer par un événement positif
– Auto-évaluation par le collaborateur, à partir de ses documents
– Évaluation par le manager, qui donne son point de vue et aborde des points complémentaires
– Identification des objectifs et des moyens pour les atteindre, en impliquant le collaborateur
– Conclusion : synthèse de l’entretien sur un guide d’entretien formalisé, et échange sur les prochaines étapes. 

Etape 1: la découverte de la fonction et de son environnement

Finalité : aider le salarié à bien appréhender le nouvel environnement de travail dans lequel il s’insère, en répondant notamment aux questions suivantes :
– qui fait quoi ?
– comment trouver tel document, tel outil, etc. ?
– quelles sont les habitudes de travail, les rythmes particuliers ?

Plan d’action : la durée de l’étape de découverte est très variable suivant l’expérience professionnelle du collaborateur, mais on retrouvera toujours les trois actions suivantes :

1. Accueil individuel par le manager

Il est indispensable que le manager accueille son collaborateur dès son arrivée. Cela va en effet permettre de
– officialiser son entrée dans l’équipe. Cette officialisation est importante même si le collaborateur occupait déjà d’autres fonctions dans l’entreprise ;
– positionner le salarié sur son rôle dans les jours et semaines qui suivent en lui communiquant son planning d’intégration ;
– lui demander de rédiger un rapport d’étonnement à rendre après deux à trois semaines d’activité. Il s’agit pour lui d’observer son environnement et de résumer ce qui l’a marqué, en positif comme en négatif, ce qu’il a compris, etc.
Durant ce premier entretien, il est souhaitable que le manager présente les aspects pratiques de l’environnement direct, comme la feuille de salaire, le badge ou encore le restaurant d’entreprise ; le livret d’accueil généralement mis à disposition par le service RH est un bon support pour ces éléments.

NB : s’il existe, le livret d’accueil doit être commenté. Il est trop souvent transmis sans explications détaillées, ce qui peut être perçu comme un manque de respect ou tout simplement conduire le nouveau salarié à ne pas le lire et à être privé d’informations importantes.
Ce point vaut également pour toutes les procédures écrites existantes dans les entreprises. L’enjeu de la phase de découverte est bien de transmettre ces aspects fondamentaux de l’entreprise.

2. Présentation à l’équipe

Il s’agit de présenter la personne nouvellement arrivée à l’ensemble de l’équipe et de rappeler à tous son plan d’intégration et ses missions. C’est l’occasion de resensibiliser chacun quant à la réussite de ce plan d’intégration, car c’est souvent l’équipe qui est en première ligne pour aider le nouveau collaborateur ou compléter sa formation.
Comme il est difficile de mémoriser les noms de plusieurs personnes dès le premier jour, il est souhaitable de remettre à la personne un organigramme et/ou un « trombinoscope ».

3. Accompagnement lors de la découverte de l’environnement professionnel

Toute personne arrivant dans un nouvel environnement aura tendance à l’analyser à travers le filtre de ce qu’elle a connu auparavant.
Cela peut conduire à des malentendus, des incompréhensions, voire un rejet de la part de l’équipe qui se sent jugée sur ses habitudes, qui ont fait leurs preuves à ses yeux.
Il faudra donc aider le nouveau collaborateur à savoir faire la part des choses entre ce qu’il a connu et son nouvel environnement, et à se concentrer sur ses nouvelles missions et leur contexte : 

– Échanger sur sa perception du métier : en fonction de son expérience antérieure, le nouveau collaborateur aura une vue plus ou moins pertinente de son nouveau métier ; il y a tout lieu d’expliquer comment son poste s’inscrit dans l’organisation, et pourquoi et comment telle ou telle action va avoir un impact sur d’autres services, la productivité, la rentabilité…

– Lui faire rencontrer ses interlocuteurs internes autres que ceux de l’équipe : les interlocuteurs principaux et incontournables du nouveau collaborateur auront en principe déjà été identifiés dans le planning d’intégration, mais en fonction des attentes et questions du nouvel embauché, il ne faut pas hésiter à lui faire rencontrer d’autres interlocuteurs.

Le familiariser avec l’environnement externe (fournisseurs et prestataires, clients…), là également en organisant des entretiens spécifiques ou en l’invitant à vous accompagner à des rendez-vous.

De manière générale, il sera beaucoup plus confortable pour votre nouveau collaborateur, et efficient pour l’entreprise, de lui présenter son environnement que de le laisser le découvrir seul, avec le risque de perdre beaucoup de temps et de commettre des erreurs…. 

– Planifier sa formation sécurité : il s’agit d’une obligation de l’employeur ; tout nouvel embauché doit suivre une formation sécurité propre à l’entreprise. Le contenu de cette formation dépend du poste, mais il faut au minimum informer sur :
– les conditions de circulation dans l’entreprise, et d’accès aux lieux de travail et locaux sociaux (réfectoire, vestiaires, etc.) ;
– les procédures d’évacuation en cas de sinistre ;
– les consignes spécifiques de sécurité concernant les postes, s’il s’agit de machines ou de risques particuliers (manutention, produits chimiques, etc.).

Etape 2 : l’acquisition des compétences

Finalité : permettre au collaborateur d’acquérir le savoir-faire nécessaire à la maîtrise du poste.

Cette étape est celle que l’on a le plus souvent à l’esprit lorsque l’on parle d’intégration. Tout nouvel arrivant dans un emploi a besoin d’acquérir un nombre important de nouveaux éléments, comme des connaissances techniques précises, une meilleure perception d’une clientèle particulière ou tout simplement des procédures internes propres à la culture de votre entreprise. C’est bien entendu au cours de cette étape que des formations seront à programmer.

Plan d’action : 

1. Apporter les nouvelles compétences

Le parcours de formation doit avoir été défini préalablement afin que chacune des sessions soit réalisée au bon moment dans la période d’intégration. Celles qui correspondent à des compétences spécifiques au fonctionnement, aux techniques ou au marché de l’entreprise sont souvent collectives et réalisées en interne suivant des cycles établis. D’autres besoins en formation n’émergeront que suite aux premières actions réalisées par le salarié et seront identifiés lors des entretiens intermédiaires.

Les sessions de formation ne sont pas nécessairement dispensées par des formateurs en salle. Il peut également s’agir de formations « sur le tas », assurées soit par le manager, soit par un collègue. Il est alors crucial d’avoir anticipé qui allait réaliser cette mission afin qu’elle soit bien préparée.

2. Échanger régulièrement avec le collaborateur

Afin de réagir au bon moment et accompagner le nouveau salarié au plus près de ses besoins, il est impératif que son manager (ou son tuteur) le rencontre régulièrement. Il ne s’agit pas de le materner, mais d’être vigilant sur les risques de mauvaise appréhension de l’environnement ou d’acquisition de réflexes inadéquats ; cela dépend bien entendu également de la maturité professionnelle du collaborateur.

Un point de vigilance : éviter de demander « trop tout de suite » au collaborateur embauché.
Il arrive que l’embauche se fasse dans un moment d’urgence, or il est important de ne pas attendre du collaborateur qu’il maîtrise l’ensemble des aspects de sa nouvelle fonction dès son arrivée. Il ne connaît en effet pas suffisamment l’organisation et la culture de l’entreprise, ce qui peut le mener à prendre certaines décisions ou réaliser certaines actions de façon inefficace, si ce n’est contre-productive. Avec deux conséquences : qu’il se sente en échec ou donne une mauvaise image de lui, ce qui ne favorisera pas sa bonne intégration, mais aussi que cela ait un coût pour l’entreprise voire lui fasse courir un risque.
Pour une intégration en toute sérénité, on a donc tout intérêt à anticiper au maximum le recrutement. 

Etape 3 : la maîtrise du poste

Finalité : vérifier que le nouvel embauché a acquis ou est en passe d’acquérir les compétences attendues sur le poste, de manière à pouvoir atteindre ses objectifs.

Cette étape a lieu à la fin de la période d’essai. 

Plan d’action :

Il s’agit de définir le niveau de performance que l’on considère comme la maîtrise du poste : 
– fixer les objectifs quantitatifs mais aussi qualitatifs (en termes de comportement par exemple) ;
– définir le niveau minimum de pratique pour atteindre ces objectifs ;
– établir des conditions de mesure effective.

A la fin de cette étape le nouvel embauché devra avoir expérimenté suffisamment de situations différentes et représentatives de sa nouvelle mission, afin que vous puissiez évaluer sa capacité à tenir son poste avant de le confirmer. Il faut donc bien définir en amont l’ensemble des compétences et comportements à évaluer ainsi que le temps nécessaire pour que votre nouveau collaborateur puisse les démontrer.

Adapter le processus d’intégration

Un processus d’intégration est d’abord un processus individuel ; il faut adapter le contenu et la durée des étapes à chaque personne, en fonction de ses compétences et de sa motivation.

Les compétences (le niveau de savoir-faire requis pour le poste)

Chacun arrive sur un nouveau poste avec les compétences acquises lors de son expérience professionnelle antérieure, par essence variable d’une personne à l’autre. Les compétences complémentaires à développer pour bien tenir la nouvelle fonction ne sont donc pas toujours les mêmes, d’où la nécessité d’adapter le parcours d’intégration et les formations à chaque nouveau collaborateur intégré.

La motivation (le niveau de vouloir-faire)

La motivation première à l’arrivée sur le poste peut s’avérer insuffisante, si le nouvel embauché doute, a le sentiment d’avoir des objectifs trop élevés ou contradictoires, ou encore a des difficultés à s’adapter à la culture de sa nouvelle entreprise. Au manager alors d’ajuster les objectifs et d’avoir le comportement adéquat pour aider son collaborateur.

Pour Wider Solutions RH, l’intégration réussie de tout nouveau collaborateur est  un enjeu-clé. C’est pourquoi Wider Solutions RH fait de l’accompagnement du nouvel embauché une étape à part entière de son process de recrutement et prévoit des entretiens mensuels entre le collaborateur et le consultant pendant les six premiers mois, afin de détecter d’éventuelles difficultés et de vous permettre de les traiter.

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